Procedure Bagian Gudang ( Warehouse )

1.      Form yang digunakan dibagian warehouse adalah sebagai berikut :

1.A.     Form penerimaan barang R2

1.B.     Form Surat jalan (Surat pengantar barang ) R3

1.C.     Form pemakaian barang ( Nota permintaan barang ) R3

1.D.     Form bukti pengeluaran BBM (Nota pemakaian BBM & Lubricating ) R2

1.E.      Form kartu persediaan BBM R4

1.F.      Surat izin keluar pabrik ( untuk kendaraan pengantar barang )

2.      Penerimaan
Barang

2.A. Penerimaan Solar

2.A.1     Mobil pengantar solar melapor ke bagian security

2.A.2        Supir pengantar solar melapor dan memberikan surat pengantar barang ke petugas gudang.

2.A.3  Bagian gudang memeriksa kelengkapan dokumen. Setelah itu, petugas gudangmenginstruksikan mobil pengantar solar untuk penimbangan pertama. Penimbangan dilakukan sesuai dengan WI penimbangan.

2.A.4      Sebelum dilakukan pembongkaran, penerima barang mengambil sample solar untuk di analisa di bagian Laboratorium.

2.A.5     Hasil analisa dituangkan dalam sebuah berita acara yang terlebih dahulu ditandatangani KTU dan Mill Manager.

2.A.6    Jika hasil analisa menunjukan mutu inspec, maka dilakukan pembongkaran, sebaliknya pembongkaran tidak dilakukan (dikembalikan) bila mutu outspec.

2.A.7     Bila hasil analisa mutu solar inspec, maka mobil diinstruksikan untuk menuju ke tempat pembongkaran.

2.A.8    Setelah di bongkar, mobil di instruksikan untuk melakukan penimbangan ke dua agar diketahui berat netto nya.

2.A.9    Sebelum menandatangani SPB supplier, penerima barang harus berkoordinasi dengan KTU. Petugas gudang dan KTU melakukan perhitungan berat solar yang diterima (dalam liter).

2.A.10  Apabila terjadi penyusutan maka dibuat berita acara penyusutan dan melaporkannya kebagian purchasing untuk dilakukan proses claim. KTU berkoordinasi dengan purchasing dalam menentukan apakah penyusutan melebihi toleransi atau tidak.

2.A.11    Setelah proses administrasi selesai, bagian gudang memberikan surat izin keluar kepada supir, kemudian dipersilahkan ke bagian security untuk proses selanjutnya

2.A.12   Apabila terjadi pengembalian solar dikarenakan mutu outspec, maka harus dibuatkan berita acara yang ditandatangani oleh petugas gudang, kepala lab,KTU dan Mill Manager.

2.A.13    Pada saat supplier mengantarkan solar sebagai pengganti penyusutan pada pengiriman sebelumnya, jumlah yang diterima harus tertuang dalam berita acara yang ditandatangani oleh KTU dan Mill Manager.

2.A.14     Petugas gudang mencatat jumlah solar yang diterima pada bukti penerimaan barang rangkap 2.

2.B  Penerimaan Bensin

2.B.1          Untuk setiap penerimaan bensin, ditakar berdasarkan volume wadahnya misalnya : drigen 20 liter, 25 liter, 30 liter.

2.B.2     Bensin merupakan salah satu BBM berkalori tinggi, untuk itu tidak diperbolehkan melakukan penyimpanan bensin digudang terlalu banyak.

2.B.3          Setiap penerimaan bensin harus direcord pada bukti penerimaan barang rangkap 2.

2.C  Penerimaan Barang untuk barang yang dibeli dalam satuan Kg dan Liter

2.C.1     Setiap penerimaan barang yang dibeli dalam satuan Kg maupun liter, harus dilakukan penimbangan

2.C.2      Apabila hasil timbangan menunjukan ada penyusutan, maka penerima barang membuat berita acara dan berkoordinasi dengan KTU & purchasing.

2.C.3       KTU dan Purchasing berkoordinasi untuk menentukan apakah penyusutan dalam batas toleransi atau tidak.

2.C.4        Form hasil timbangan dikirim ke Purchasing HO bersama dengan surat pengantar barang dan berita acara sebagai bukti jumlah yang diterima di site.

2.C.5         Apabila ada pengganti penyusutan dari pihak supplier, maka harus dibuatkan berita acara.

2.C.6          Setiap penerimaan harus direcord pada bukti penerimaan barang R2

2.D  Penerimaan Lubricating/ Oli

2.D.1       Setiap oli yang diterima dalam bentuk Drum, sebelumnya harus dilakukan proses Sounding dengan menggunakan pipa kaca sounding.

2.D.2    Untuk oli yang banyak partikel (kotor) maupun yang tercampur air harus dikembalikan (reject)

2.D.3        Setiap oli yang diterima harus direcord pada bukti penerimaan barang R2

2.E  Penerimaan Besi

2.E.1        Setiap penerimaan besi harus diukur dengan menggunakan skemax dan micrometer.

2.E.2      Apabila besi yang diterima ukurannya Outspec (diluar batas toleransi) maka harus dibuatkan berita acara dan dilaporkan ke purchasing HO untuk diproses lebih hanjut

2.F  Penerimaan barang sparepart

2.F.1     Setiap penerimaan barang sparepart, harus dilakukan pengecekan baik quantity, kondisi maupun kualitasnya

2.F.2         Setiap penerimaan barang sparepart harus direcord pada bukti penerimaan barang.

3.      Pengeluaran Barang

3.1 Setiap pemakai barang (user) harus mengisi dan menandatangani nota permintaan barang dan nota permintaan BBM

3.2  Nota permintaan barang dan nota permintaan BBM tersebut harus ditandatangani oleh asisten user masing masing sebelum dilakukan pengambilan barang.

3.3  Untuk permintaan barang dengan tujuan menggantikan barang yang habis atau rusak, user harus menyerahkan bukti barang yang sudah rusak/ habis.

3.4  Untuk penambahan barang, pihak gudang terlebih dahulu harus berkoordinasi dengan KTU dan assisten.

3.5  Jumlah dan jenis barang yang keluar dari gudang harus tercatat dengan benar pada bukti pengeluaran barang.

3.6  Setiap pengeluaran BBM dan lubricating, jumlah dan jenisnya harus tercatat dengan benar pada bukti pengeluaran BBM.

3.7  Setiap pengeluaran BBM solar harus melalui Flowmeter yang disediakan.

3.8  Bagian gudang membuat laporan harian pemakaian barang dan pemakaian BBM

3.9  Setiap pengeluaran barang, BBM dan lubricating harus terrecord pada stock card.

4.      Pengiriman Barang

4.1  Setiap barang yang akan dikirim baik untuk perbaikan dan sebagainya terlebih dahulu harus mendapat persetujuan dari KTU dan Mill Manager.

4.2 Setiap pengiriman barang harus dibuat surat jalannya (surat pengantar barang) dengan menuliskan secara benar nama barang, jumlah barang, tanggal pengiriman dan tujuan pengiriman.

5.      Pengorderan Barang

5.1  Setiap akan melakukan pengorderan barang, terlebih dahulu harus disetujui oleh assisten, KTU dan Mill Manager.

5.2 Bagian gudang berkoordinasi dengan assisten, KTU, Purchasing dan Mill Manager dalam memperkirakan sisa stock, rotasi pemakaian dan lama pengiriman ke site.

5.3 Bagian gudang melakukan Order Request (PR) dengan membuat order form yang ditandatangani oleh pengorder, assisten, KTU dan Mill Manager.

5.4  Order Form yang sudah ditandatangani oleh staff yang berwenang kemudian diserahkan ke site purchasing untuk proses selanjutnya.

5.5  Bagian gudang dan site purchasing berkoordinasi tentang status barang yang disorder dan menginformasikan ke user, assisten,KTU dan Mill Manager.

Tambahan :

1.      Pembuatan Laporan

1.1  Bagian gudang membuat laporan harian penerimaan barang/BBM dan pengeluaran barang/BBM

1.2  Bagian gudang membuat laporan mingguan penerimaan dan pengeluaran barang

1.3  Bagian gudang membuat laporan outstanding PR setiap minggunya.

1.4 Bagian gudang melakukan opname stock setiap bulannya dan membuat laporan opname stock yang ditandatangani oleh KTU dan Mill Manager.

1.5  Bagian gudang membuat laporan tahunan aktivitas gudang.

2.      Kebersihan, Kerapian Dan Pelayanan

2.1  Petugas gudang memelihara kebersihan dan kerapian didalam dan sekitar gudang

2.2  Pemisahan barang sesuai jenis dan ketahanannya

2.3  Barang disusun secara rapi di rak barang

2.4  Stock card digantung di rak barang sesuai dengan posisi barang di rak

2.5  Menjaga kerahasiaan intern perusahaan yang dianggap tidak layak diketahui pihak lain.

3.      Catatan Penting

3.1  Setiap penerimaan barang harus di periksa jenis, quantitiy, kualitas dan kondisinya.

3.2  Membuat laporan setiap ada penerimaan dan pengeluaran barang

3.3  Penerimaan harus sesuai dengan nama barang, jenis, quantitiy dan kualitas barang yang tertera pada surat pengantar barang supplier.(sesuai dengan yang disorder)

3.4  Mengontrol stock gudang secara teratur

3.5  Setiap mobil pengantar barang harus ditimbang.